Matrice gestion du temps

La matrice de gestion du temps

La matrice de gestion du temps

Nous n'avons que 24 heures dans une journée. Ni plus, ni moins, c'est le même quota pour tous.
 
Comment maximiser au mieux chaque minute de votre journée ?
 
Savoir mettre des priorités dans vos tâches du jour est essentiel pour effectuer les actions qui vous apporteront le plus dans l'atteinte de vos objectifs.
 
Pour vous aider à définir les bonnes priorités je vous suggère d'utiliser la matrice du temps.
 
Cette matrice va vous aider à clarifier vos tâches, de séparer la notion d'urgence de la notion d'importance.
 
Très souvent nous sommes pris dans notre quotidien et nous fonçons tête baissée dans l'exécution de nos tâches à faire sur notre to-do liste, sans prendre le temps nécessaire à se poser la question de savoir si cette tâche est vraiment importante.
 
Nous sommes donc soumis à l'urgence et n'avons plus suffisamment de temps pour nous consacrer à l'important.
 
Prendre une pause, prendre du recul sur les tâches que vous avez à accomplir, afin de les clarifier, de déterminer leur urgence et leur importance pour pouvoir ensuite leur attribuer une priorité est essentiel pour être efficace et traiter les tâches les plus importantes en premier.
 
Dans son livre "Les 7 habitudes des gens qui réussissent tout ce qu'ils entreprennent", Stephen R. Covey nous explique comment gérer nos tâches grâce à la matrice de gestion du temps.
 
Cette matrice est composée de 4 quadrants permettant de distinguer les tâches Importantes et/ou Urgentes.
 
On peut donc classifier nos tâches dans l'un des 4 quadrants qui la compose :

Quadrant 1 : Important - Urgent

Dans ce quadrant figure les choses Urgentes et Importante. 
 
Ce sont les situations de crises, les projets qu'il faut terminer à une échéance qui approche dangereusement, les tâches sur lesquelles vous avez procrastiné et qu'il devient maintenant urgent de réaliser.
 
Ce sont les demandes de dernière minutes qui n'ont pas été planifié, les problèmes qui demandent une action immédiate.
 
Trop d'activités dans ce quadrant engendre stress, fatigue, perte de confiance, frustration ou même burn-out.
 
Les tâches dans ce quadrant sont inévitables, mais il faut veiller à les minimiser.

Quadrant 2 : Important - Non Urgent

Dans ce 2ème quadrant, ce sont les tâches qui sont Importantes mais pas urgentes.
 
Il s'agit des tâches de planification, des projets importants, ceux qui vous mènent vers vos objectifs, qui sont en lien avec votre mission.
 
Ce sont également les tâches préventives, qui permettent d'être proactif plutôt que réactif.
 
Les recherches d'opportunités et d'améliorations figurent également dans ce quadrant.

Quadrant 3 : Non Important - Urgent

Dans le quadrant 3, classez les tâches non importantes mais urgentes.
 
Les interruptions, les appel téléphoniques, le courrier, les e-mails, certaines réunions rentrent dans cette catégorie.
 

Quadrant 4 : Non Important - Non Urgent

Le dernier quadrant concerne les activités non importantes et non urgentes.
 
Ce sont toutes les activités futiles, agréables, qui n'apportent rien à la réalisation de vos objectifs.
 
Les heures passées devant la télévision, à surfer sur Internet, ou passées sur les réseaux sociaux, les jeux vidéos, etc...
 
Si vous voulez avancer vers vos objectifs importants, essayez de limiter le temps passer dans ce quadrant au profit de tâches du quadrant 2.

Utilisez dès maintenant la matrice de gestion du temps

Cette matrice de gestion du temps est également connue sous "La matrice d'Eisenhover", du nom du 34ème président des Etats-Unis qui aurait déclaré :
 
« Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important »
 
- Dwight David Eisenhower.
 
Bien gérer vos actions, savoir les prioriser correctement est essentiel pour avancer vers l'accomplissement de vos objectifs. 
 
Identifiez vos activités et vos tâches et classez-les dans la matrice.
 
Y-a-t-il des activités qui sont dans le quadrant 3 ou 4 que vous pourriez éliminer pour consacrer plus de temps à des tâches du quadrant 2, celles qui sont importantes et pas urgentes, et qui vous mènent vers l'atteinte de vos objectifs ?
 
Pouvez-vous diminuer les tâches du quadrant 1, celles qui sont importantes et urgentes ? 
 
Celles-ci génèrent du stress, de la frustration, de la fatigue, voir même mènent au burn-out. Essayez donc de les minimiser, en sachant dire NON à certaine sollicitations.
 
Est-ce que votre procrastination (le fait de remettre sans arrêt vos tâches au lendemain) génère trop d'activités qui sont urgentes ?
Pour diminuer ces tâches urgentes et passer plus de temps dans le quadrant 2, arrêtez de procrastiner... 
 
Je vous recommande grandement le livre et livre audio suivants qui traitent entre autre de la gestion de votre temps à l'aide de la matrice de gestions du temps :

Les 7 habitudes des gens qui réussissent tout
ce qu'ils entreprennent
de Stephen R. Covey

Mission, attendre vos objectifs prioritaire
de Stephen R. Covey et Steve Jones

(livre audio)
Carte mentale Matrice gestion du temps

Quelle méthode utilisez-vous pour prioriser vos tâches ? Partagez-le dans les commentaires.

Partagez cet article

Laissez un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *